Ob Liegenschaftsmanagement, Sportamt oder Kulturbetrieb: Überall dort, wo öffentliche Räume und Infrastruktur an Dritte vergeben werden, zählen dieselben Kriterien – Transparenz, klare Regeln, eine nachvollziehbare Gebührenabrechnung und saubere Dokumentation.

Wenn Bürger, Vereine oder Organisationen Gemeindesäle, Sporthallen oder öffentliche Anlagen nutzen möchten, entsteht in der Verwaltung oft hoher Koordinationsaufwand. 2reserve ist ein Buchungssystem für die digitale Verwaltung, das diesen Prozess strukturiert: Verfügbarkeiten werden online sichtbar, Buchungen erfolgen innerhalb definierter Vorgaben (z. B. Satzung oder Gebührenordnung) und Gebühren können flexibel abgerechnet werden. So wird die Vergabe bürgerfreundlicher, während interne Ressourcen spürbar entlastet werden.

Damit entsteht ein Prozess, der online startet und intern ohne Medienbruch weiterläuft.

Digitale Vergabe: Entlastung für das Liegenschaftsmanagement

Externe Vergaben scheitern selten am Angebot, sondern an manuellen Abläufen. Mit 2reserve digitalisieren Sie den Workflow – von der Anfrage bis zur Übergabe an die Buchhaltung.

 
Verfügbarkeit in Echtzeit: bürgernah und transparent

Mit 2reserve machen Sie Ressourcen online sichtbar. Bürger und Vereine sehen sofort, wann ein Objekt verfügbar ist. Das reduziert telefonische Rückfragen und sorgt für eine klare, nachvollziehbare Belegung.

Typische Anwendungsfälle:

• Gemeindesäle und Mehrzweckhallen
• Sporthallen und Sportplätze
• Proberäume oder Kulturzentren

 
Automatisierte Regelwerke und Serienbuchungen

Damit die Vergabe sauber nach Ihren Vorgaben läuft, lassen sich Regeln definieren, die automatisch greifen:

• Saisonplanung für Vereine: Serienbuchungen für den Vereinssport abbilden
• Pufferzeiten: Pausen für Reinigung oder Hausdienst werden automatisch eingerechnet
• Sperrzeiten: Schutz für Eigenbedarf, Wartungsintervalle oder interne Veranstaltungen
• So bleibt die Belegung planbar – auch bei vielen wiederkehrenden Buchungen.

 
Flexibler Workflow: Freigabe oder Direktbuchung

Verwaltungen haben unterschiedliche Anforderungen. 2reserve unterstützt beide Wege:

• Freigabeprozess: Externe stellen eine Anfrage, Sachbearbeiter prüfen kurz und bestätigen per Klick
• Direktbuchung: Für einfache, klar geregelte Objekte können Bürger direkt verbindlich buchen

Zusätzlich lässt sich die Zusammenarbeit über mehrere Stellen sauber abbilden:

• Rollenkonzept: Durch ein feingliedriges Rechtesystem verwalten verschiedene Ämter (z. B. Sportamt und Kulturamt) nur die jeweils freigegebenen Ressourcen

 
Gebühren und Abrechnung: flexibel von Rechnung bis Online Payment

Sobald Gebühren gemäss Gebührenordnung fällig werden, unterstützt 2reserve Ihren bestehenden Prozess. Die Abrechnung erfolgt wahlweise klassisch per Rechnung/Gebührenbescheid oder zeitsparend via Online Payment.

• Nutzergruppen und Tarife: Hinterlegen Sie unterschiedliche Tarife (z. B. für gemeinnützige Vereine vs. kommerzielle Nutzer)
• Datenexport für die Kämmerei: Buchungsdaten können einfach exportiert (z. B. als CSV) und in Ihre Finanzsoftware übernommen werden

So bleiben Kosten transparent, und die Abwicklung wird für alle Beteiligten einfacher.

 
Zentrale Dokumente: Hausordnung, Brandschutz und Schlüssel

Hinterlegen Sie Dokumente wie Nutzungsbedingungen, Brandschutzvorgaben oder Infos zur Schlüsselregelung direkt beim Objekt. So sind Informationen dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.

Effekt: Bedingungen können im Buchungsprozess digital bestätigt werden – das schafft klare Rahmenbedingungen und reduziert Papieraufwand.

 
Nachvollziehbarkeit: sauber dokumentiert und prüfbar

In der Verwaltung ist Nachvollziehbarkeit zentral. 2reserve dokumentiert alle Vorgänge vollständig und prüfbar: Zeitraum, Nutzer, Organisation, Zusatzleistungen und Zahlungsstatus sind jederzeit abrufbar. Das erleichtert interne Abstimmungen und sorgt für einen stabilen, verlässlichen Prozess.

 
Der Weg zur digitalen Kommune mit 2reserve

• Pilot-Objekt wählen: Starten Sie mit einem Raum oder einer Sportanlage
• Regelwerk hinterlegen: Slots, Puffer und Ferienkalender gemäss Vorgaben einpflegen
• Nutzergruppen definieren: Tarife für Vereine und Externe festlegen
• Abrechnungsmodus wählen: Online Payment aktivieren oder Datenexport für die Fakturierung nutzen
• Skalieren: Weitere Ressourcen und Ämter sukzessive anbinden